Lohnbuchhaltung: Kosten bei der Auslagerung
Eine ausgelagerte Lohnbuchhaltung birgt Kosten, die hoch werden können. Wir zeigen auf, wie sich diese zusammensetzen.
Lohnbuchhaltung auslagern: Pro und Contra
Weitreichende Vorgaben und eine nicht unkomplizierte Gesetzgebung: Viele Arbeitgeber empfinden die Lohnbuchhaltung als zeitraubend und herausfordernd. Insbesondere größere Unternehmen verlassen sich daher auf spezialisierte Dienstleister, die sich darum kümmern. Wenn auch Sie die Lohnbuchhaltung auslagern möchten, sparen Sie nicht nur Zeit. Welche weiteren Vor- und Nachteile das mit sich bringt, erfahren Sie hier.
Inhaltsverzeichnis
Warum es von Vorteil sein kann, die Lohnbuchhaltung auszulagern
Beweggründe und Umfang einer Auslagerung hängen stark von individuellen Faktoren ab. Oftmals lassen sich Unternehmer auf ein Outsourcing ein, um Zeit zu sparen und den Fokus auf andere Dinge legen zu können. Weitere mögliche Gründe sind:
- Entlastung von Routineaufgaben
- Fokussierung aufs Kerngeschäft
- Anwendung optimierter Prozesse
- Verminderung des Ausfallrisikos bei Mitarbeitern in Abrechnungsabteilungen
- Kurze Reaktionszeiten
- Darauf spezialisierte Unternehmen verfügen über aktuelles und differenziertes Wissen aus dem HR-Bereich
- Flexible Anpassung an den Unternehmensbedarf möglich
- Effizientere Prozesse sorgen für eine erhöhte Unternehmenswirtschaftlichkeit
- Verringerung von Fixkosten
- Liquiditätsschonung
- Die Fehleranfälligkeit wird minimiert, was zu einer Steigerung der Qualität führt
Nachteile einer Auslagerung der Lohnbuchhaltung
Die Vorteile, wenn Sie die Lohnbuchhaltung auslagern, sind zahlreich. Jedoch bedeutet das noch lange keinen garantierten Erfolg. Als Unternehmer sollten Sie sich auch der Risiken, die Outsourcing mit sich bringt, bewusst sein:
Abhängigkeit
Je mehr Aufgaben Sie an externe Dienstleister auslagern, desto abhängiger ist Ihr Unternehmen davon.
Expertise
Wenn die Lohnbuchhaltung nicht mehr intern stattfindet, sondern ausgelagert wird, kann auf das Fachwissen des Dienstleisters zurückgegriffen werden. Dadurch reduziert sich jedoch das interne Wissen Ihrer Mitarbeiter mit der Zeit.
Serviceleistung
Beim Auslagern der Lohnbuchhaltung ist der Service des jeweiligen Dienstleisters von hoher Bedeutung. Wenn dieser nicht Ihren Anforderungen entspricht, kann es zu Verzögerungen oder Lücken kommen.
Kapazitäten
Wenn Sie ein externes Unternehmen mit Ihrer Lohnbuchhaltung beauftragen, werden in Ihrem eigenen Betrieb möglicherweise personelle Kapazitäten freigesetzt, die durch Kündigungen abgefangen werden.
Pro und Contra abwägen
Bevor Sie sich dazu entschließen, Ihre Lohnbuchhaltung auszulagern, sollten Sie sich so detailliert wie möglich mit allen Dienstleistern, die infrage kommen, auseinandersetzen. Aufgrund der Risiken, die ein Outsourcing birgt, sollten Sie eine solche Entscheidung gut durchdenken. Es ist ratsam, sich mit den Anbietern über die Ziele, die erreicht werden sollen, den Umfang des Arbeitspensums sowie die gewünschten Prozesse auszutauschen. So können Sie offene Fragen und Details klären, um Missverständnissen vorzubeugen. Achten Sie dabei auf einen Vertrag, der nichts unklar lässt, einen erfahrenen Ansprechpartner und kompetenten Support.
Wie läuft eine Auslagerung der Lohnbuchhaltung ab?
Natürlich verläuft der Prozess der Auslagerung nicht immer gleich ab. Je nach Umfang muss das Outsourcing individualisiert werden. Mögliche Szenarien sehen dabei wie folgt aus:
- Ein Betrieb mit einem Mitarbeiter entscheidet sich, die Entgeltabrechnung an ein kleines Steuerbüro zu übertragen.
- Ein mittelständisches Unternehmen macht intern die vorbereitende Lohnbuchhaltung, ein externer Steuerberater den Rest, z.B. die Durchführung oder das Bescheinigungswesen.
- Eine Firma nutzt die Cloud-Softwarelösung eines externen Anbieters, führt die Entgeltabrechnung aber weiterhin intern durch. Die Bereitschaft der IT-Einrichtung verantwortet hier jedoch der engagierte Anbieter.
- Das Personal des Dienstleisters im HR-Bereich übernimmt die komplette Lohnbuchhaltung. Im Falle einer solchen Komplettauslagerung des Prozesses ist es den bisherigen Entgeltsachbearbeitern möglich, sich auf die strategische Arbeit in puncto Personal zu konzentrieren.
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Lohnt es sich für mich, die Lohnbuchhaltung auszulagern?
Ob es sich explizit für Sie bzw. Ihr Unternehmen lohnt, lässt sich nicht pauschal sagen. Als Faustregel gilt: Kleinere Unternehmen, die eine zeitaufwändige Lohnbuchhaltung haben, können davon profitieren, wenn Sie diese an einen Steuerberater für Unternehmen auslagern. Die Kosten hierfür nennen wir in unserem Kostenbeitrag zur Lohnbuchhaltung. So bleibt mehr Zeit, um sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren. Zwar investieren Sie dann einen gewissen Betrag in einen Dienstleister, Sie sparen aber auch Arbeitszeit. Ist Ihr Unternehmen groß genug und Sie besitzen ausreichend Mitarbeiter, dann bietet es sich an, die Lohnbuchhaltung hausintern zu erledigen. Kontaktieren Sie für eine kompetente Beratung im Vorfeld einen Experten in Ihrer Nähe. Geben Sie dafür einfach Ihre Stadt oder Postleitzahl in die obenstehende Suchmaske ein.
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