Liquidation einer GmbH: Checkliste

Auflösungsbeschluss, Gläubigeraufruf, Verteilung des Gesellschaftsvermögens und schließlich die Löschung aus dem Handelsregister – für die Liquidation einer GmbH oder anderen Gesellschaftsformen sind verschiedene Schritte notwendig. Diese sind im GmbHG (Gesetz betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung) festgelegt. Wie die Abwicklungsphase einer GmbH genau abläuft, wenn eine Unternehmenssanierung nicht mehr möglich ist, erklären wir in diesem Beitrag.

In welchen Situationen wird eine GmbH liquidiert?

Es kann unterschiedliche Gründe geben, die die Liquidation einer GmbH erforderlich machen. Diese sind größtenteils in § 60 GmbHG festgelegt. Darüber hinaus können weitere Gründe für eine Liquidation im Gesellschaftsvertrag festgehalten werden. Diese sind gemäß § 60 Abs. 2 GmbHG gleichwertig gültig wie die im Gesetz aufgeführten Gründe.

Zu den in § 60 GmbHG aufgeführten Gründen zählen folgende:

Die Gesellschafter fassen einen Beschluss zur Auflösung und Liquidation der GmbH. Sofern nichts anderes im Gesellschaftsvertrag bestimmt wurde, ist hierfür eine Drei-Viertel-Mehrheit der abgegebenen Stimmen notwendig.
Der Ablauf einer im Gesellschaftsvertrag festgelegten Dauer für das Bestehen der GmbH.
Ein gerichtliches Urteil oder eine Entscheidung des Verwaltungsgerichts bzw. der Verwaltungsbehörde, die gemäß §§ 61, 62 GmbHG die Liquidation der GmbH bestimmen.
Die Feststellung eines Mangels des Gesellschaftsvertrags nach § 399 FamFG (Gesetz über das Verfahren in Familiensachen und in den Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit) durch Verfügung eines Registergerichts. Ausschlaggebend ist die Rechtskraft dieser Verfügung.
Löschung der Gesellschaft wegen Vermögenslosigkeit nach § 394 FamFG.
Eröffnung eines Insolvenzverfahrens. In diesem Fall sind die Regeln des Insolvenzrechts einschlägig.
Wird die Eröffnung des Insolvenzverfahrens mangels Masse per Beschluss abgelehnt, ist die Rechtskraft des Beschlusses Grund für eine Liquidation.

Wer ist für die Liquidation zuständig?

Um eine GmbH aufzulösen, also zu liquidieren, müssen Liquidatoren festgelegt werden, die die Auflösung ausführen. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten:

In vielen Fällen sind der bzw. die Geschäftsführer der GmbH die Liquidatoren.
Wurde im Gesellschaftsvertrag etwas anderes bezüglich der Liquidatoren festgesetzt, folgt die Festlegung der Liquidatoren dieser Bestimmung.
Sind weder Geschäftsführer noch weitere Personen als Liquidatoren bestimmt, übernimmt das Gericht die Festlegung der Liquidatoren.

Liquidatoren müssen – unabhängig davon, ob sie Geschäftsführer sind – gegenüber dem Registeramt versichern, dass keine straf-, gewerbe- oder berufsrechtlichen Gründe gegen ihre Bestellung als Liquidator sprechen.

Repräsentation nach außen

Während des gesamten Prozesses der Liquidation vertreten die Liquidatoren die GmbH nach außen. Zu ihren Pflichten, die in §§ 70–73 GmbHG geregelt sind, gehören die Beendigung der laufenden Geschäfte sowie die Durchführung und Schließung sämtlicher Geschäfte, die der Liquidation dienen. Das bedeutet, dass sie beispielsweise bei Bedarf auch Neuverträge schließen können. Ebenso müssen sie dafür sorgen, dass alle Verpflichtungen der aufgelösten GmbH eingehalten werden. Das Ziel der Liquidation ist es, das Gesellschaftsvermögen schlussendlich auf die Gesellschafter zu verteilen.

Liquidation von GmbHs: Checkliste

Die Liquidation einer GmbH unterliegt gesetzlich festgelegten Formalien gemäß §§ 60 ff. GmbHG. Das Registergericht ist mit der Überprüfung der Einhaltung dieser Formalien beauftragt.

Der Prozess kann in drei Abschnitte unterteilt werden:

Einleitung der Liquidation
Durchführung der Liquidation
Löschung der Gesellschaft

Einzelne Schritte bei der Liquidation

Zu den Schritten, die vorgenommen werden müssen, zählen die folgenden:

Auflösungsbeschluss
Erstellen einer Schlussbilanz für das letzte Geschäftsjahr
Erstellen einer Liquidationseröffnungsbilanz
Anmeldung zur Auflösung beim Handelsregister
Verwaltung von Verbindlichkeiten und Vermögen
Bekanntgabe im Bundesanzeiger und Gläubigeraufruf
Sperrjahr
Vermögensverteilung
Schlussrechnung
Löschung der GmbH aus dem Handelsregister
Verwahrungspflichten

Für erfahrene Hilfe bei diesem Prozess wenden Sie sich am besten an einen Steuerberater in Ihrer Nähe, der Sie berät und unterstützt.

Auflösungsbeschluss

Der Auflösungsbeschluss durch die Gesellschafter ist der erste Schritt, um eine GmbH zu liquidieren. In der Regel ist hierfür eine Mehrheit von drei Vierteln der abgegebenen Stimmen notwendig, sofern im Gesellschaftsvertrag nichts anderes festgelegt wurde.

Eine Beurkundung durch einen Notar ist für den Auflösungsbeschluss nicht nötig. Gültig wird der Beschluss zu dem Zeitpunkt, der darin festgesetzt wird. Gibt es hierzu keine Angabe, ist der Beschluss sofort wirksam. Eine Formvorschrift oder einen bestimmten Wortlaut, der eingehalten werden muss, gibt es nicht. Dem Auflösungsbeschluss muss allerdings deutlich der Wille zur Auflösung der GmbH zu entnehmen sein.

Nach Beschluss der Auflösung bleibt die GmbH zunächst weiter bestehen. Ab diesem Zeitpunkt muss dem Firmennamen allerdings eine der folgenden Abkürzungen beigefügt werden:

i. L. (in Liquidation)
i. Abw. (in Abwicklung)

Dadurch wird die Abwicklungsphase nach außen hin verdeutlicht.

Kann eine bereits aufgelöste GmbH fortgesetzt werden?

Eine bereits aufgelöste GmbH kann grundsätzlich fortgesetzt werden, wenn ein weiterer Gesellschafterbeschluss vorliegt. Hierfür gibt es einige Voraussetzungen:

Das Gesellschaftsvermögen darf noch nicht verteilt worden sein.
Der ursprüngliche Auflösungsgrund der GmbH liegt nicht mehr vor.
Die Fortsetzung wurde angemeldet, um im Handelsregister eingetragen zu werden.

Erstellen einer Schlussbilanz für das letzte Geschäftsjahr

Die werbende Tätigkeit einer Gesellschaft endet mit Wirksamwerden des Auflösungsbeschlusses. Ab dem Zeitpunkt ist die Abwicklung der Gesellschaftszweck. Mit Ende der werbenden Tätigkeit muss ein Jahresabschluss aufgestellt werden. Ist das Geschäftsjahr zu diesem Zeitpunkt nicht abgeschlossen, erfolgt die Bilanz für das Rumpfgeschäftsjahr.

Für diesen Jahresabschluss gelten die allgemeinen Bilanzierungsgrundsätze, da er sich noch auf die werbende Gesellschaft bezieht. Aus diesem Grund ist bei der Bewertung des Vermögens gemäß § 252 Abs. 1 Nr.2 HGB grundsätzlich von der Fortführung des Unternehmens auszugehen. Der dem Auflösungsstichtag vorausgehende Tag ist der Stichtag für die letzte Jahresabschlussbilanz.

Erstellen einer Liquidationseröffnungsbilanz

Zu Beginn des Liquidationsprozesses müssen die Liquidatoren gemäß § 71 Abs. 1 GmbHG eine Eröffnungsbilanz erstellen. Dabei handelt es sich um die bilanzielle Grundlage, auf der die Abwicklung der GmbH beruht. Der Bilanzstichtag hierfür ist der Tag der Auflösung der GmbH. Die Eröffnungsbilanz ist rechtlich nicht identisch mit dem letzten Jahresabschluss, schließt aber an diesen an.

Anmeldung zur Auflösung beim Handelsregister

Die Auflösung der GmbH muss gemäß § 65 GmbHG zur Eintragung im Handelsregister angemeldet werden. Diese Anmeldung zur Auflösung bedarf notarischer Beglaubigung und wird vom Notar an das Handelsregister übermittelt. Anschließend wird die erfolgte Eintragung gemäß § 10 HGB bekannt gemacht.

Verwaltung von Verbindlichkeiten und Vermögen

Aufgabe der Liquidatoren ist es, laufende Geschäfte zu beenden und Verbindlichkeiten zu tilgen. Zudem müssen sie dafür sorgen, dass keine neuen Verbindlichkeiten entstehen. Das Ziel ist es, danach vorhandenes Gesellschaftsvermögen an die Gesellschafter auszuzahlen. Zu diesem Zweck muss das Vermögen der GmbH liquidiert werden, beispielsweise, indem das Sachvermögen der GmbH verkauft wird.

Bei der Tilgung der Verbindlichkeiten ist darauf zu achten, dass unbestrittene fällige Verbindlichkeiten erfüllt werden müssen, auch wenn der Gläubiger den Anspruch nicht geltend gemacht hat. Dabei müssen die Liquidatoren vor allem Fälligkeit und Verjährung berücksichtigen. Falls sich herausstellt, dass nicht alle Gläubiger befriedigt werden können, ist innerhalb von drei Wochen gemäß § 11 Abs. 3, § 15a Abs. 1 InsO ein Antrag auf Eröffnung des Insolvenzverfahrens zu stellen.

Bekanntgabe im Bundesanzeiger und Gläubigeraufruf

Die Auflösung der Gesellschaft muss gemäß § 65 Abs. 2 GmbHG in den Gesellschaftsblättern, insbesondere im Bundesanzeiger, bekannt gemacht werden. Diese Bekanntgabe ist zu unterscheiden von der Bekanntmachung der im Handelsregister eingetragenen Auflösung.

Zusätzlich zu der Bekanntgabe muss ein Gläubigeraufruf enthalten sein. Diese stellt eine Aufforderung an Gläubiger dar, sich wegen offener Forderungen bei der Gesellschaft zu melden. Durch den Gläubigeraufruf beginnt die einjährige Sperrfrist. Vor dem Aufruf an die Gläubiger kann die GmbH nicht aus dem Handelsregister gelöscht werden.

Sperrjahr

Das Sperrjahr gemäß § 73 GmbHG tritt, wie beschrieben, mit Veröffentlichung des Gläubigeraufrufs ein. Ab diesem Zeitpunkt haben Gläubiger ein Jahr Zeit, ihre Forderungen bei der GmbH anzumelden. Durch diese Geltendmachung werden unbekannte Gläubiger zu bekannten Gläubiger, deren Forderungen zu befriedigen sind. Erst danach darf das noch vorhandene Vermögen an die Gesellschafter ausgeschüttet werden.

Wichtig: Bei dem Sperrjahr handelt es sich nicht um eine Ausschlussfrist! Das heißt, dass Gläubiger nach Abschluss der Jahresfrist ihre Forderungen nicht verlieren.

Vermögensverteilung

Nach Ablauf der Sperrfrist und Erstellung einer Liquidationsschlussbilanz wird das Restvermögen gemäß § 72 GmbHG an die Gesellschafter verteilt. Voraussetzung hierfür ist selbstverständlich, dass nach Tilgung der Verbindlichkeiten noch Vermögen vorhanden ist. Verbleiben hingegen noch Verbindlichkeiten, wird der negative Betrag nicht verteilt. Es besteht also keine Nachschusspflicht.

Das Restvermögen wird anteilig entsprechend der Höhe der jeweiligen Geschäftsanteile an die Gesellschafter verteilt. Abweichende Verteilungsschlüssel sind nur dann möglich, wenn sie im ursprünglichen Gesellschaftsvertrag geregelt wurden oder alle Gesellschafter einstimmig einen entsprechenden Beschluss fassen, der somit den Gesellschaftsvertrag ändert.

Schlussrechnung

Gemäß § 74 Abs. 1 GmbHG muss mit Beendigung der Liquidation eine Schlussrechnung durch die Liquidatoren erstellt werden. Diese ist nicht mit der Liquidationsschlussbilanz gleichzusetzen.

Die Schlussrechnung stellt den Verlauf der Liquidation im Überblick dar und enthält eine Gegenüberstellung von Abwicklungsanfangsvermögen sowie Abwicklungsendvermögen. Daraus ergibt sich das Abwicklungsgesamtergebnis. Durch diese Schlussrechnung wird die tatsächlich erfolgte Verteilung des Restvermögens an die einzelnen Gesellschafter dokumentiert.

Löschung der GmbH aus dem Handelsregister

Die Beendigung der Liquidation – also der Ablauf des Sperrjahrs und die Auszahlung des Restvermögens an die Gesellschafter – kann gemäß § 74 GmbHG beim Handelsregister angemeldet werden. Die GmbH wird im Anschluss aus dem Handelsregister entfernt und hört somit auf, als juristische Person zu existieren.

Bei der Anmeldung muss belegt werden, dass die Bekanntmachung der Auflösungserklärung sowie der Gläubigeraufruf erfolgt sind. Das Registergericht prüft dann, ob die Abwicklung tatsächlich beendet ist und ordnungsgemäß vollzogen wurde. Ist dies nicht der Fall, wird die Eintragung der Löschung zunächst zurückgestellt, bis alle Pflichten erfüllt sind.

Verwahrungspflichten

Bücher und Schriften der GmbH sind gemäß § 74 Abs. 2 S. 1 GmbHG für eine Dauer von zehn Jahren nach der Liquidation aufzubewahren. Diese Pflicht kann durch einen Gesellschafter oder einen Dritten ausgeführt werden. Aufbewahrt werden müssen alle schriftlichen und elektronisch gesicherten Unterlagen.

Dazu zählen zum einen Dokumente, die kraft Gesetzes ohnehin aufzubewahren sind, etwa:

Handelsbücher
Handelsbriefe
Bilanzen
Inventare

Darüber hinaus können freiwillig gesammelte Dokumente ebenfalls verwahrt werden, zum Beispiel:

Urteile
behördliche Bescheide
Protokolle
allgemeine Korrespondenz

Zusätzlich müssen Unterlagen über den Verlauf der Liquidation verwahrt werden. Für Dokumente, deren gesetzliche Aufbewahrungsfrist nach § 257 HGB oder § 147 AO bereits abgelaufen ist, gilt hingegen keine Verwahrungspflicht.

Vorsicht vor Steuererstattungen

Kommt es nach Beendigung der Liquidation zu einer Steuererstattung, woraus sich nachträgliches Restvermögen ergibt, wird dies durch eine Nachliquidation behandelt. Um die vollkommene und für die Löschung aus dem Handelsregister dringend notwendige Vermögenslosigkeit wiederherzustellen, muss ein Nachtragsliquidator vom Registerbericht bestellt werden.

Dieses Verfahren zieht hohe Kosten nach sich und sollte daher vermieden werden. Sie sollten in Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater also solche Erstattungen vorausschauend berücksichtigen.